1. CHỨC NĂNG

Phòng Hành chính và Quản trị thiết bị có chức năng tham mưu giúp cho Hiệu trưởng trong việc quản lý, tổng hợp, đề xuất ý kiến, tổ chức thực hiện các công tác: hành chính, quản trị cơ sở vật chất, vệ sinh môi trường, chăm lo sức khỏe cho Cán bộ nhân viên, giảng viên và sinh viên, an ninh trật tự - an toàn phòng chống cháy nổ của Trường.

1. NHIỆM VỤ
2. Công tác Hành chính
3. Văn thư lưu trữ

       Chủ trì tổ chức, quản lý, hướng dẫn các đơn vị thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ theo qui định.

       Tham mưu, xây dựng hệ thống các văn bản trong công tác quản lý văn bản của Trường.

       Tiếp nhận, phân loại các thông tin đến và đi, xử lý sơ bộ, trình các cấp có thẩm quyền xử lý thông tin và văn bản nhanh chóng, kịp thời.

       Thực hiện nhiệm vụ kiểm soát văn bản và chịu trách nhiệm về thể thức văn bản do Trường ban hành.

       Quản lý chặt chẽ, an toàn: các con dấu của Trường, hồ sơ lưu trữ, điện thoại, máy fax theo qui định.

       Cấp giấy xác nhận, giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ và giảng viên đi công tác, …;

       Chủ trì kiểm tra, xác nhận, sao y các văn bản, chứng chỉ, văn bằng do Trường ban hành theo qui định của Bộ GD&ĐT và của Nhà trường;

       Quản lý, nhập, xuất các phôi văn bằng, chứng chỉ;

       Thiết lập, báo cáo và cung cấp các biểu bảng thống kê liên quan theo yêu cầu của Ban giám hiệu.

2. Lễ tân khánh tiết

       Trực lễ tân và tổng đài điện thoại.

       Chủ trì tổ chức thực hiện công tác lễ tân, điều phối phòng họp; tổ chức và phục vụ các cuộc họp, làm việc, tiếp khách của lãnh đạo Trường; Cử nhân viên phục vụ của phòng vệ sinh khu Hiệu bộ, phục vụ nước uống cho các buổi tiếp khách của lãnh đạo Trường và các cuộc họp của Trường;

       Chịu trách nhiệm về việc khánh tiết, phối hợp với bộ phận IT, Kỹ thuật về trang trí, âm thanh, ánh sáng, phục vụ và đảm bảo mọi điều kiện khác cho các sự kiện lớn của nhà trường.

       Là đầu mối tiếp nhận nội dung và thông báo tới các bộ phận, đơn vị trong trường để chuẩn bị cơ sở vật chất cho các hoạt động của nhà trường.

       Tổ chức tiếp đón, bố trí ăn ở cho khách đến công tác tại trường, Ban giám hiệu đi công tác.

3. Y tế trường học

       Triển khai mua và cấp phát bảo hiểm y tế, bảo hiểm thân thể cho sinh viên.

       Chủ trì phối hợp các đơn vị liên quan và cơ sở y tế tổ chức khám sức khỏe đầu năm học cho sinh viên nhập học theo quy định.

       Tổ chức chăm sóc sức khoẻ cho cán bộ, giảng viên, nhân viên và sinh viên đang thực hiện nhiệm vụ giảng dạy, học tập và làm việc tại trường, giải quyết điều trị kịp thời ngoại trú hoặc giới thiệu lên tuyến trên theo qui định của ngành Y tế.

       Lên dự trù, trình mua và quản lý việc cấp phát thuốc đúng quy định của ngành đảm bảo an toàn.

       Phối hợp với các bộ phận trong trường đảm bảo công tác an toàn vệ sinh môi trường, vệ sinh phòng dịch và an toàn thực phẩm.

4. An ninh trật tự - An toàn phòng chống cháy nổ

       Phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng các qui chế liên quan đến an toàn phòng cháy nổ. Giữ gìn trật tự, bảo vệ tài sản của Trường, của cán bộ nhân viên, giảng viên, sinh viên và khách liên hệ công tác.   

       Chủ trì đề cử người ở các đơn vị, cá nhân liên quan để giải quyết những khiếu nại, tố cáo, tranh chấp xảy ra trong và bên ngoài Trường.

       Phối hợp với chính quyền địa phương, công an và các đơn vị liên quan đảm bảo an ninh, trật tự, an toàn trong Nhà trường.

       Bảo vệ các kỳ thi tuyển sinh, học kỳ, các hội nghị, hội thảo, đón khách quốc tế, chuyên gia, các buổi văn nghệ, thể thao, …

       Thường trực các ban phòng chống cháy nổ, phòng chống bão lụt, thiên tai, an ninh trật tự.

       Kiểm tra và ghi chép nhật ký theo dõi vật tư, trang thiết bị, dụng cụ, tài sản ra vào cổng theo đúng quy định

       Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất về công tác bảo vệ an ninh đối với các cơ quan hữu quan theo qui định.

5. Vệ sinh, Cảnh quan môi trường

      A: Vệ sinh

       Vệ sinh sạch sẽ các phòng học, phòng làm việc của Ban giám hiệu, phòng giáo viên,  khu vệ sinh và khu vực xung quanh Trường; phục vụ nước uống cho CBGV-CN và các buổi tiếp khách, các cuộc hội thảo, hội nghị, các buổi Lễ, các cuộc họp của Nhà trường.

       Theo dõi, báo cáo kịp thời thiết bị, tài sản hư hỏng, mất mát hoặc không đúng vị trí những khu vực được phân công phục vụ.

       Quản lý dụng cụ trang bị cho công tác tạp vụ, thường xuyên báo cáo về đơn vị quản lý tài sản để làm thủ tục mua mới, thanh lý.

       Phối hợp với các bộ phận để chuẩn bị cơ sở vật chất cho các hoạt động của nhà trường khi được yêu cầu.

1. Cây xanh:

Chăm sóc, bảo dưỡng, cắt tỉa cây xanh, hoa kiểng;

Phát quang, dọn dẹp cây xanh hoa kiểng trong khuôn viên có nguy cơ gãy đổ phục vụ cho lưu thông và an toàn cho cán bộ nhân viên, giảng viên và sinh viên của Nhà trường;

Quản lý, bảo dưỡng, sử dụng các loại xe chuyên dụng, công cụ lao động, nguyên nhiên vật liệu phục vụ cho công tác được an toàn và hiệu quả;

Mua phân bón, thuốc trừ sâu hoặc nguyên vật liệu, cây hoa kiểng phục vụ công tác được giao;

Ươm cây hoa kiểng phục vụ cho hoạt động nhà trường;

Thực hiện các công tác liên quan và công tác khác khi được giao.

6. Lái xe

Đảm bảo phục vụ xe đưa đón Lãnh đạo, khách, cán bộ giảng viên đi công tác đúng quy định và an toàn tuyệt đối.

Thực hiện nghiêm và đúng các quy định của nhà nước về lưu thông đường bộ.

Theo dõi lịch trình hoạt động của xe, quyết toán xăng dầu theo đúng định mức đã được duyệt. Tiến hành vệ sinh, bảo dưỡng xe thường xuyên và định kỳ theo kế hoạch bảo dưỡng.

Phối hợp với các bộ phận để phục vụ các hoạt động của nhà trường khi được yêu cầu.

1. Công tác quản lý cơ sở vật chất
   1. Quản lý tài sản, trang thiết bị

       Xây dựng và thực hiện quy trình, kế hoạch mua sắm, sử dụng tài sản (bao gồm xe ô tô), vật tư, trang thiết bị của Nhà trường theo kế hoạch được phê duyệt hoặc theo định mức quy định;

       Chủ trì kiểm tra, giám sát việc sử dụng, kiểm kê, đánh giá tài sản, vật tư, trang thiết bị;

       Quản lý sổ sách toàn bộ tài sản nhà trường bao gồm: đất đai, nhà cửa, máy móc thiết bị, công cụ, dụng cụ. Có trách nhiệm lưu giữ các hồ sơ, giấy tờ có liên quan đến máy móc, thiết bị.

       Quản lý và vận hành các tòa nhà, khuôn viên, dịch vụ hỗ trợ (ký túc xá, căn tin, nhà xe, bảo vệ, …), các hợp đồng dịch vụ thuê ngoài, … theo quy định;

       Thường trực các ban: kiểm kê, mua sắm tài sản;

       Đầu mối mua sắm, cấp phát vật tư, trang thiết bị, dụng cụ phục vụ làm việc, giảng dạy theo quy định hiện hành của Trường.

       Phối hợp với các đơn vị chức năng lập kế hoạch bố trí giảng đường phù hợp với kế hoạch đào tạo của nhà trường. Chủ trì quản lý, điều hành việc sử dụng có hiệu quản hệ thống giảng đường đảm bảo cho giảng dạy và học tập.

         Phối hợp với các phòng ban chức năng trang bị các đồ bảo hộ lao động theo tiêu chuẩn, tư vấn mua sắm, quản lý, sửa chữa, bảo trì các thiết bị phòng cháy và chữa cháy và giám sát việc thực hiện PCCC trong toàn trường.

2. Kỹ thuật

Quản lý, giữ gìn tài sản; quản lý sử dụng điện, nước, phòng cháy chữa cháy, an toàn – vệ sinh lao động.

Sửa chữa kịp thời khi có sự cố, lập kế hoạch và trình để sửa chữa lớn, duy tu bảo dưỡng các hạng mục, tài sản, thiết bị được giao quản lý.

Thường xuyên theo dõi và cập nhật dữ liệu về các trang thiết bị: mua mới hoặc thanh lý để báo cáo lên Ban giám hiệu.

Phối hợp với các cơ quan quản lý nhà nước về điện, nước để kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh đột xuất.

Phối hợp với các bộ phận để chuẩn bị cơ sở vật chất cho các hoạt động của nhà trường khi được yêu cầu.

3. Công nghệ thông tin (IT)

Tổ chức xây dựng, quản lý, hỗ trợ kỹ thuật mạng tin học và các phương tiện có liên quan đến hệ thống máy tính của nhà trường: các thiết bị truyền thông mạng không dây Wifi; hệ thống máy chủ và các thiết bị chuyển mạch (Router, Switch, Modem…), hệ thống camera, phòng máy vi tính.

Quản trị hệ thống mạng phục vụ các công tác trên mạng Internet và kết nối Internet của Trường: quản lý kết nối Internet đảm bảo an toàn thông tin cho toàn bộ hệ thống mạng, các phần mềm ứng dụng và các dữ liệu thông tin trên mạng.

Lập kế hoạch mua sắm linh kiện, vật tư, dụng cụ phục vụ cho công tác bảo trì, sửa chữa, thay thế, khắc phục các sự cố về hệ thống mạng của nhà trường. Có dữ liệu theo dõi và báo cáo định kỳ đối với các trang thiết bị về Lãnh đạo nhà trường.

Tham gia xây dựng các dự án đầu tư (phần về lĩnh vực tin học), triển khai ứng dụng tin học và đầu tư thiết bị tin học trong nhà trường.

Thực hiện nâng cấp, bảo trì, sửa chữa, khắc phục các sự cố kỹ thuật của các máy tính, thiết bị ngoại vi, mạng cục bộ và kết nối Internet, bảo đảm sự hoạt động liên tục, thông suốt của hệ thống.

Xây dựng các quy định về kết nối mạng, trao đổi dữ liệu trong hệ thống mạng, quản lý người dùng mạng của Trường. Hỗ trợ người dùng mạng khai thác có hiệu quả các tài nguyên mạng.

Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Ban giám hiệu.