Chức năng – Nhiệm vụ

CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA PHÒNG QUẢN TRỊ - NHÂN SỰ

(Theo Quyết định số 53/QĐ-TBD ngày 01/3/2016 của Hiệu trưởng Trường Đại học Thái Bình Dương)

 

I. CHỨC NĂNG

Phòng Quản trị - Nhân sự có chức năng giúp Hiệu trưởng quản lý, điều hành công việc: Tổ chức, nhân sự, kế hoạch - tài chính, hành chính, pháp chế, vệ sinh môi trường, chăm lo sức khỏe người lao động và sinh viên, an ninh trật tự, theo dõi mọi hoạt động trong Trường.

II. NHIỆM VỤ

2.1 Công tác tổ chức và nhân sự

2.1.1 Công tác Tổ chức

- Tham mưu giúp Hiệu trưởng về tổ chức bộ máy, chức năng nhiệm vụ của từng đơn vị và cá nhân, đảm bảo tinh gọn và hiệu quả phù hợp với tình hình hoạt động của Trường;

- Theo dõi mọi hoạt động, báo cáo thường xuyên cho Hiệu trưởng và Hội đồng Quản trị về việc thực hiện và hiệu quả công việc của các đơn vị trong Trường.

2.1.2 Công tác nhân sự

- Lập kế hoạch tuyển dụng, sử dụng, sắp xếp, điều động nhân sự và bồi dưỡng đội ngũ người lao động để đáp ứng yêu cầu hoạt động của Trường;

- Theo dõi, kiểm tra việc tổ chức quản lý và sử dụng lao động của các đơn vị;

- Theo dõi đánh giá hiệu quả công việc theo chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị trong trường;

- Đề xuất các chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật đối với người lao động định kỳ theo quy định;

- Thực hiện chế độ chính sách (tiền lương, bảo hiểm và chế độ khác) đối với người lao động;

- Lưu giữ, quản lý và bổ sung hồ sơ nhân sự trong trường kịp thời, chính xác.

2.2 Công tác Hành chính

- Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ: Quản lý công văn đến, công văn đi, hồ sơ, tài liệu, văn bằng. chứng chỉ quản lý và sử dụng con dấu … theo quy định công tác văn thư lưu trữ;

- Thư ký Ban Giám hiệu của Nhà trường.

- Tổ chức, thực hiện công tác lễ tân, khánh tiết của nhà trường.

- Giúp Hiệu trưởng điều hành mối quan hệ và lề lối làm việc giữa các đơn vị theo chức năng, nhiệm vụ đã quy định và giải quyết các công việc phát sinh trong quá trình hoạt động của nhà trường;

- Lập báo cáo theo yêu cầu của cấp trên và nhà trường.

- Phối hợp với Công đoàn Trường và các đơn vị liên quan thực hiện việc thăm hỏi: hiếu, hỉ, ốm đau đối với người lao động trong Trường và các cơ quan có quan hệ công tác với Trường.

- Thực hiện công tác y tế trường học, mua bảo hiểm ý tế, phòng chống dịch bệnh, vệ sinh an toàn thực phẩm và chăm lo bảo vệ sức khoẻ ban đầu cho người lao động và học sinh, sinh viên trong trường;

- Phối hợp với chính quyền địa phương, công an và các đơn vị liên quan đảm bảo an ninh, trật tự, an toàn trong nhà trường.

2.3 Công tác Pháp chế

- Tổ chức xây dựng các văn bản quản lý liên quan đến công tác pháp chế của Nhà trường.

- Nghiên cứu, đề xuất và áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác pháp chế.

- Giúp Hiệu trưởng về những vấn đề pháp lý; bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của Trường, các đơn vị, người lao động và người học.

- Giúp Hiệu trưởng chuẩn bị ý kiến đóng góp cho dự thảo văn bản quy phạm pháp luật do các cơ quan, đơn vị gửi lấy ý kiến; kiến nghị với các cơ quan có thẩm quyền trong việc sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành văn bản quy phạm pháp luật.

- Kiểm tra về mặt pháp lý đối với các văn bản do các phòng, ban chức năng soạn thảo trước khi trình Hiệu trưởng.

- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan giúp Hiệu trưởng theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước; văn bản quản lý, chỉ đạo, điều hành của Hiệu trưởng;

- Thực hiện chế độ báo cáo tình hình thực hiện công tác pháp chế với Hiệu trưởng và cơ quan quản lí cấp trên theo quy định

- Thực hiện nhiệm vụ kiểm soát văn bản và chịu trách nhiệm về thể thức văn bản do Trường ban hành.

2.4 Công tác Kế hoạch - Tài chính

- Tham mưu cho Hội đồng Quản trị và Hiệu trưởng về công tác quản lý hoạt động tài chính và chế độ kế toán. Thực hiện quản lý tập trung và sử dụng hiệu quả các nguồn tài chính của trường theo quy chế, quy định của Hội đồng Quản trị và tuân thủ đúng pháp luật.

- Tổng hợp, lập kế hoạch về tài chính ngắn hạn, dài hạn, trình Hội đồng Quản trị, Hiệu trưởng phê duyệt. Lập, điều hành kế hoạch thu chi, dự toán, quyết toán theo nghiệp vụ phát sinh, theo đúng quy định hiện hành về chế độ kế toán. Quản lý công tác thủ quỹ.

- Phổ biến, hướng dẫn và cập nhật, kiểm tra, giám sát việc thực hiện các văn bản của Nhà nước và của trường về quản lý tài chính, tài sản, chi phí xây dựng, sửa chữa, mua sắm tài sản, trang thiết bị của các đơn vị trong trường.

- Hàng năm tổng hợp ý kiến, sữa đổi, bổ sung Quy chế thu chi nội bộ và các văn bản về tài chính khác phù hợp với quy định hiện hành của Nhà nước và thực tế của nhà trường; 

- Tư vấn, giám sát các hợp đồng đào tạo và kinh tế có sử dụng tư cách pháp nhân của trường.

- Đề xuất, thực hiện các biện pháp thu, quản lý nguồn thu; tổ chức thu đúng, thu đủ và kịp thời các khoản học phí, lệ phí và thu khác của sinh viên; các khoản thu nộp nghĩa vụ của các đơn vị thuộc trường có hoạt động thu chi tài chính.

- Thực hiện các khoản chi: tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, các khoản phụ cấp quản lý, giảng dạy, phúc lợi, ngoài giờ và các chế độ khác cho, người lao động; chi trả học bổng, các khoản phụ cấp cho sinh viên và tất cả các khoản chi phí phục vụ học tập, giảng dạy, nghiên cứu khoa học, xây dựng cơ sở vật chất, sửa chữa, mua sắm trang thiết bị… của trường theo đúng các quy định hiện hành

- Bảo quản, lưu trữ các chứng từ kế toán theo quy định hiện hành của nhà nước. Thực hiện việc báo cáo công khai tài chính và các báo cáo tài chính cho Ban kiểm soát và các cơ quan quản lý Nhà nước kịp thời, chính xác.

2.5 Công tác Quản lý cơ sở vật chất

- Xây dựng kế hoạch và thực hiện mua sắm mới, bổ sung tài sản, vật tư, trang thiết bị của Nhà trường khi kế hoạch được phê duyệt hoặc theo định mức quy định.

- Kiểm tra, giám sát việc sử dụng vật tư, trang thiết bị.

- Chủ trì công tác kiểm kê, đánh giá tài sản, trang thiết bị trong trường. Có kế hoạch bảo dưỡng, duy tu và tổ chức thanh lý những máy móc, trang thiết bị hư hỏng.

- Quản lý và vận hành hệ thống điện, nước nhà trường đảm bảo nhu cầu hoạt động của nhà trường.

- Quản lý, điều phối hệ thống thông tin điện thoại, máy fax trong Trường.

- Thực hiện vệ sinh môi trường trong khuôn viên nhà trường và đảm bảo cảnh quan trong nhà trường xanh - sạch - đẹp.

- Thường trực các ban: Phòng chống cháy nổ, phòng chống bão lụt, thiên tai. Tổ chức các hoạt động dịch vụ thuê mướn cơ sở vật chất, trông giữ xe và các dịch vụ khác.

- Cùng với các đơn vị liên quan tiếp nhận các công trình mới, các thiết bị, máy móc để ghi nhận vào tài sản cố định của trường trước khi đưa vào sử dụng.

 

ĐỐI TÁC

...